什麼是虛擬助理？2025年虛擬助理如何幫助您的業務

虛擬助理是遠程工作者，可以協助您處理各種業務任務和服務。他們可能負責行政工作、記帳，甚至是行銷任務。無論您需要什麼幫助，虛擬助理都是降低企業主壓力的經濟有效方式，讓您能專注於業務成長。

認識到您需要幫助並決定聘請虛擬助理是業務成長的第一步。在這篇指南中，我們將為您介紹關於虛擬助理的一切知識，以及他們如何為您的線上業務提供幫助。

目錄

1. 什麼是虛擬助理？
2. 虛擬助理能做什麼？
3. 聘請虛擬助理的優點
4. 聘請虛擬助理的缺點
5. 如何聘請虛擬助理
6. 如何與虛擬助理合作

什麼是虛擬助理？

虛擬助理是自僱工作者，可能是自由工作者或獨立承包商，他們負責處理那些佔用您寶貴時間的行政、行銷或業務任務，讓您能將時間專注於業務成長。

有時也被稱為虛擬行政助理或執行助理，他們可以每月只幫助您完成幾個任務，或者深入參與您業務的日常活動。虛擬助理可能是特定領域或某類任務的專家，如會計或行銷，也可能提供更廣泛、更通用的助理服務。

虛擬助理與您遠程合作，因此您可以聘請來自世界任何地方的助理，只要他們的時間安排和可用性符合您的需求。您只需要一台電腦和網路連接即可與他們通訊。在台灣，虛擬助理的平均時薪約為NTD 300-800元，取決於經驗和專業程度。

虛擬助理能做什麼？

虛擬助理的工作通常包括入門級任務。他們通常專注於不需要了解您業務專業知識的行政或維護任務。

以下是他們可以做的一些事情：

• 進行線上研究
• 管理您的電子郵件收件匣和日曆
• 為房地產線索進行跳躍式追蹤
• 安排和管理您的社交媒體
• 提供IT支援
• 執行行政任務
• 協助客戶服務
• 進行行銷分析
• 協助時間管理
• 組織您的會計工作
• 接聽電話
• 管理旅行安排
• 進行轉錄
• 聯繫潛在客戶

某些線上個人助理也可能提供高技能服務，如平面設計或內容管理。雖然這可能看起來是一個額外的好處，但我們建議在需要時聘請專門從事這些專業任務的自由工作者。當時機成熟時，您的虛擬助理甚至可以幫助您聘請和管理這些人員需求。

無論您的待辦事項清單上有什麼任務可以幫助您的業務達到下一個成長階段，聘請虛擬助理將釋放您的時間和注意力，讓您專注於真正重要的事情。

以下是虛擬助理幫助您業務成長的一些方式：

優化您的日曆：讓您的助理告訴您何時何地出現，減輕您的心理負擔。讓他們也阻擋不要打擾的時間，這樣您可以在工作上取得更多進展。他們還可以負責圍繞您的生活安排會議。

回答客戶查詢：虛擬助理可以在沒有大量培訓的情況下為常規客戶問題提供解決方案。快速回應使客戶更滿意，因此他們更有可能信任您的品牌並進行購買。

研究新產品或策略：如果您嘗試在線銷售，無論是新軟體還是新電子商務產品線，讓您的線上助理進行基本研究。他們可以向您呈現初步發現以做出決定，或者更快地進行深入分析，從而更快地增長。

聘請虛擬助理的優點

聘請虛擬助理的直接好處是幫助您處理那些您沒有時間或不擅長的任務。

他們幫助您保持業務日常運作，並釋放您的時間以產生更多收入並保持業務成長。以下是聘請虛擬助理的一些其他好處：

他們遠程工作：線上助理有自己的家庭辦公室和遠程工作地點。他們可以在世界任何地方，任何時間工作，為您節省金錢和物流考慮。

他們比全職員工更具成本效益：以自由職業方式聘請的成本低於聘請薪資員工或支付辦公空間。雖然每小時費率可能因助理工作地點而異，但他們的時薪通常相當實惠。

如果需要，他們可以在您的非工作時間工作：也許您想要有人在您下班時回答客戶支援電子郵件，或者有人在您睡覺時完成任務，這樣它們第二天就準備好了。您可以聘請兼職或全職助理，並按照您需要的任何時間表工作。

您可以聘請多個助理，這樣總有人可用：有多個助理服務在您的名單上，您可以隨時在需要時獲得幫助—無論您是經營副業還是全職業務。

聘請虛擬助理的缺點

我們已經看了所有的優點，但評估虛擬助理的缺點也很重要，這樣您可以確保為您的業務做出最佳決定。

總的來說，好處超過了缺點—但了解前面的問題很重要，這樣您與助理的關係從一開始就可以成功。

培訓：您需要讓您的線上助理熟悉您的業務和他們需要完成的任務。為了最大限度地減少這種麻煩，只分配給他們需要最少或基本指導的任務，如資料輸入，並把更具體的任務留給自己或其他員工。

時區差異：如果您沒有適當地審查遠程位置和可用性，您可能最終會得到一個在您需要時不可用的助理。確保考慮您希望他們何時工作，並特別詢問他們是否能在這些時間工作。

語言障礙：如果您從另一個國家聘請虛擬助理，請確保他們能夠用您進行業務的語言進行專業溝通。

工作排隊：如果忙碌，他們可能會按照分配的順序優先處理任務，所以如果另一個客戶先到，您可能不得不等待他們可用。如果項目沒有按時完成，這可能會導致您的工作延遲。

如何聘請虛擬助理

現在您已經決定聘請虛擬助理，第一步是分析您需要或想要外包的內容。

步驟1：決定外包哪些任務

委派任務的一部分是知道哪些任務最緊急，哪些您最需要幫助。以下是幫助您確定外包內容的幾種方法：

創建主待辦事項清單：首先，寫下您每天、每週和每月需要為業務做的所有事情。您可以在文檔或電子表格中開始。然後，將您的任務分組。

您可以按任務類型（例如，行政、行銷、客戶服務）或者簡單地按照您是否可以及想要自己做或偏好外包來做這件事。如果您願意，您可以將這些任務添加到專案管理工具中，如ClickUp或Asana，並將它們分配給您的助理。如果您沒有專案管理工具，可以考慮要求您的虛擬助理將其設置為他們的第一個任務之一。

使用時間追蹤器：

如果您不確定哪些任務適合外包，請嘗試使用時間追蹤器。這些應用程序跟踪您在特定網站、程序或軟體上花費的時間，或者在您開始和停止計時器時跟踪和記錄特定任務。

花一天或一週時間追踪主待辦事項清單上每個（或大多數）任務的時間。追踪將幫助您弄清楚您在哪裡花費最多的時間和精力。通常，但不總是，極其耗時的任務是分配給虛擬助理的好候選者。

步驟2：確定聘請誰

第一步是寫下您需要虛擬助理必須具備的品質。確定這些特性將幫助您縮小選擇範圍。它們應該基於物流、專業和技術品質。

以下是您需要考慮的一些最重要的虛擬助理技能。物流考慮包括：

• 他們可以說的語言
• 適合您時間表的時區
• 符合您預算的可接受價格範圍

在專業層面上，您需要確保他們：

• 可靠
• 足智多謀
• 靈活
• 主動
• 有條理
• 協作
• 善於溝通

此外，您需要考慮可能有的任何獨特需求或考慮因素，例如您所在行業的經驗或對您業務使用的特定軟體或工具的了解，如Excel或AI內容創建工具。候選人還應該能夠提供優秀的參考或評論，證明他們的能力。

步驟3：評估他們的技能和能力

當您與潛在的線上助理交談時，您需要問他們一些問題來評估他們的技能和能力，並確定他們是否符合您的個性和溝通風格。

以下是您可以問候選人的一些示例面試問題：

您的主要技能是什麼？：了解他們能勝任多少種類型的工作是好的。您可以展開這一點，詢問他們知道如何使用多少程序，以及他們擅長或有證書的程序。

您認為作為虛擬助理的優勢和劣勢是什麼？：這是一個很好的問題，可以了解他們是否會符合您的個性和溝通風格。聽聽他們回答中的誠實和坦率程度。

您的工作時間是什麼？：您需要知道他們何時工作，以及它是否符合您自己的時間。有些人希望在時間可用性方面與他們一起工作。其他人則偏好在一天結束時給他們發送任務，讓他們在您睡覺時完成。

您是否曾經有過指示複雜或難以理解的客戶？您是如何處理的？：聽聽他們的回答，判斷您是否認為他們做了正確的事情。無論如何都不要評判，只是聽。如果您不同意他們的解決方案，那麼他們可能不是適合您的候選人。

您知道如何使用我的生產力工具嗎？：如果您使用生產力或協作工具，您需要知道他們是否了解它。如果他們不知道，確定您是否願意花時間教他們。大多數虛擬助理都很樂意學習以更好地幫助您。

步驟4：提出小樣本任務

一旦您選擇了自己喜歡的候選人，您可以要求他們完成一些小的測試任務。確保測試任務與您希望他們做的匹配。例如：

• 如果您需要幫助安排預約，請要求他們創建一個活動並邀請您。
• 如果您需要數據輸入，請要求他們輸入30行。
• 如果您需要電子郵件組織，請要求他們組織您收件箱的一頁。
• 如果您需要社交媒體管理，請要求他們在您的LinkedIn上評論和發布。

給他們小樣本任務是一種方式，讓您看到他們是否真的知道自己在做什麼。即使任務對他們來說是新的，他們也應該能夠調查並弄清楚。

如何與虛擬助理合作

一開始就走上正確的道路對於與助理建立有影響力的工作關係至關重要。他們需要所有必要的指示和資源來完成任何分配的任務，並訪問任何相關的文檔或工具。

提前準備將幫助整個過程更順利進行，這樣您的新虛擬助理可以立即投入工作。在您準備並繼續與助理合作時，請確保做到以下幾點：

給出明確的指示

給出容易理解的指示是第一次就把工作做好的關鍵。您對任務或過程越特殊，您的指示就應該越具體。

一般來說，您應該分配給助理那些需要最少或基本指示的任務。如果您願意接受完成任務的新方法，請隨時讓您的線上助理按照他們認為合適的方式去做。他們可能有一個不同的過程，比您一直在做的更高效或更足智多謀—這是他們如何幫助您的小型企業成長的另一個例子。

設定目標和截止日期

無論您的指示多麼詳細，您都應該始終向虛擬助理提供兩件事：您分配給他們的任務的總體目標和完成該任務的截止日期。

總體目標幫助他們保持在正軌上，即使他們使用自己的流程。截止日期確保事情及時完成。在設定截止日期時，請嘗試為自己建立一兩天的緩衝時間，以防您的助理遇到任何延遲。

在您的協作工具中設置他們

如果您使用Asana、Trello或ClickUp等工具，請給您的虛擬助理訪問權限。您可以設置他們的權限，使他們只看到您需要他們做的任務。

您可以專門為他們創建一個看板或專案，這樣他們只看到與他們相關的內容。使用工具的所有功能來組織任務、添加截止日期，甚至跟踪時間，這樣您就可以正確地支付助理費用。

要求定期更新

如果任務是持續的或需要很長時間才能完成，請確保您的虛擬助理提供定期更新，這樣您可以監控進度並在途中提供反饋。為了減輕您的心理負擔，在專案開始時設定一個期望，他們將每天或每週提供更新，或者當問題出現時提供更新。

明確您的反饋和期望

當需要對助理的工作給予反饋時，要誠實直接。給出建設性批評，而不是判斷性批評。您必須始終清楚您對他們的期望。

提供可操作的步驟，讓您的助理知道什麼出了錯誤以及未來應該做什麼不同的事情。在給予建設性批評時，要注意他們的反應方式。他們是優雅和樂於助人的嗎？還是用煩惱的評論回答？那些優雅地接受反饋的人是您希望長期合作的人。

給那些讓您感到舒適的人更多工作

當您找到一個容易理解您並快速工作的虛擬助理時，就要緊緊抓住。一有工作就派給他們更多。

或者，聘請他們每週固定時間，這樣您就可以有一個專門的助理，定期處理某些任務。這將使您的業務運行更順暢，成長更快，所有這些都伴隨著快樂的工作關係。

立即在頂尖獵人上聘請新的虛擬助理

如果您對業務任務感到不知所措，無法開展能夠發展業務的專案，那麼現在可能是時候聘請虛擬助理了。這些線上工作者可以承擔例行任務或待辦事項，這些事項是您作為創業者沒有時間或技能完成的。他們釋放更多時間讓您做能使創業更快增長的事情。

您可以在頂尖獵人平台上聘請虛擬助理，在那裡任務資料將列出每個候選人的技能和經驗，以及以前客戶的評價。使用這些信息，以及您與潛在助理的面試，看看他們是否具備與您成功合作的技能和工作風格。

通過在頂尖獵人聘請，您將節省以前花在耗費所有時間的任務上的時間，您還將節省金錢—虛擬聘請比聘請辦公室助理便宜。

隨著您定期與線上助理合作，您將開發明確的流程來給出指示、設定截止日期和提供反饋。一旦您與他們建立了順暢的關係，您會驚訝於您能完成多少事情—以及您的業務將如何快速成長。

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